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IT und Technik: Beschaffungsmanagement 4.0

Digitalisierungsoptionen für Einkauf und Logistik

Beschaffungsmanagement 4.0

Prof. Dr. Dr. Wilfried von Eiff

Digitalisierung bietet für das Beschaffungsmanagement von Krankenhäusern eine Reihe von Gestaltungsoptionen für die Optimierung von Geschäftsprozessen in den Bereichen Einkauf und Logistik sowie den damit verbundenen Teilprozessen der Ausschreibung, des Stammdaten-Managements und der Kreditorenabwicklung. Digitalisierung unterstützt in Routineprozessen (Bestellung und Wiederauffüllung; Ausschreibung) ebenso wie in kognitiven Analyse- und Entscheidungsprozessen (Health Technology Assessment; Produktbewertung, Produktauswahl) sowie in der Vernetzung mit Vertragspartnern (automatisierte Bestellauslösung, Bestandsüberwachung und Rechnungsabwicklung).

Digitalisierung im Einkauf

Aufgabe des Krankenhaus-Einkaufs ist es, die Einsatzstellen (OP, Intensivstation, Funktionsbereiche, Stationen etc.) mit Medizinprodukten zu versorgen, die den Prinzipien des Wertorientierten Beschaffungsmanagements entsprechen. Das heißt, zuerst wird der erwartete Mehrwert eines Medizinprodukts nach den Kriterien Handhabungsfreundlichkeit, Patientensicherheit, Verfügbarkeit und Robustheit, Zuverlässigkeit und Hygienetauglichkeit ermittelt. Zusätzlich werden Prozesseffekte (zum Beispiel Reduktion von Durchlaufzeiten) und Opportunitätsnutzen festgestellt (beispielsweise Ressourceneffekte; Effizienz; Effektivität; Beitrag zu Key Performance Indicators). Dieser Mehrwert wird anschließend den Lebenszykluskosten dieses Produkts gegenübergestellt.

Dieser qualifizierte Entscheidungsprozess lässt sich nur begrenzt standardisieren und automatisieren bzw. als Routineprozess organisieren. Eine wirksame Unterstützung dieses Produktauswahl-Prozesses ist in der digitalen Beschaffungswelt durch den Einsatz „kognitiver Technologien“ (Cognitive Procurement) und die Mobilisierung von Expertenwissen sowie Anwendererfahrung (Nutzung der „Schwarmintelligenz“) im gesicherten Netzverbund möglich (Social Buying).

„Cognitive Procurement“ ist nichts anderes als der Einsatz von selbstlernenden Computersystemen, die Instrumente wie Data Mining und Mustererkennung nutzen und in Kombination mit Big Data-Analysen sowie Natural Language Processing große Mengen beschaffungsrelevanter Daten analysieren mit dem Ziel, qualifizierte Beschaffungsentscheidungen schneller zu treffen.

Zu beachten ist, dass das Entscheidungskonzept des „Cognitive Procurement“ ursprünglich auf Produkte bezogen wurde, die typischerweise über Ausschreibungen und Bieterverfahren beschafft werden. Dies hat aber mit dem Ansatz eines „Value-based Procurement“, wo es um die Beschaffung von kostenintensiven, aber Mehrwert generierenden „Physician Preferred Items“ geht, nur rudimentär zu tun.

Gerade in diesem Bereich der A-Produkte kommen die vorher besprochenen speziellen Bewertungskriterien des wertorientierten Beschaffungsmanagements in Verbindung mit den Lebenszykluskosten zur Anwendung. Über „Cognitive Procurement“-Technologien wird es in diesem Bereich auf absehbare Zeit keine wirkliche Entscheidungsunterstützung geben. Hier sind Fokus-Gruppen oder geschlossene Erfahrungsgruppen, wie sie aus dem „Social Buying“ bekannt sind, deutlich effektiver.

Methode des Social Buying ist es, „User Generated Content“, also Produkterfahrung eines Nutzers in einem konkreten sozialen Umfeld, mit den funktionalen Produktmerkmalen aus Herstellersicht zu verbinden. Dadurch entstehen authentische Nutzenbeschreibungen aus Sicht eines neutralen Anwenders. Einem unsicheren Kaufinteressenten wird somit die Kaufentscheidung erleichtert.

Überträgt man dieses Konzept aus dem B2C-Markt auf ein B2B-Geschäftsmodell des Krankenhaus-Einkaufs, so sind Anwendungsberichte über Medizinprodukte in Fachzeitschriften und sog. „White Papers“ der analoge Vorläufer von E-Commerce-Portalen, auf denen klinische Anwender ihre Erfahrungen mit Produkten und Dienstleistungen kommunizieren.

Grundgedanke solcher „Shopping Communities“ ist, die Erfahrung von vielen Anwendern zu nutzen, bis hin zur Erstellung von „Shopping Lists“ empfehlenswerter Produkte.

Zu bedenken ist, dass solche Plattformen mit Produktbewertungen neutral und herstellerunabhängig geführt werden müssen, sonst mutiert Schwarmintelligenz zum Zug der Lemminge in den Abgrund manipulierter Bewertungen. Diese Neutralität erreicht man zum Beispiel in einem digitalisierten B2B-Geschäftsfeld durch sogenannte „Permissioned Blockchains“, in die ausschließlich Teilnehmer integriert sind, die untereinander bekannt sind und denen man vertraut.

Gerade die Blockchain-Technologie bietet große Potenziale bei der Gestaltung des Beschaffungsmanagements, etwa in der Arzneimittellogistik bei der Rückverfolgbarkeit von Arzneimitteln, um Arzneimittelfälschungen zu vermeiden, aber auch bei der Abwicklung von Zahlungsströmen zwischen Krankenhaus, logistischen Dienstleistern und Herstellern bis hin zum neutralen Betreiben von Bewertungsportalen.

Auch die integrierte Nutzung von Technologien des „Internet of Things“ gewinnt für Einkauf und Logistik an Bedeutung. Hier handelt es sich um Geräte und Sensoren, die beschaffungsrelevante Daten erzeugen, die wiederum in anderen Systemen weiterverarbeitet werden, sodass eine zusätzliche Wertschöpfung entsteht: Durch die Verbindung verschiedener Apps für Wäschelogistik auf Stationen (wie etwa „smartex“), Speisenplanung oder Infotainment können Bestellprozesse automatisiert und direkt mit Abrechnungs- und Controlling-Prozessen, Patientenbefragungen sowie Benchmarking-Aktivitäten verbunden werden.

Nur begrenzter Mehrwert ist in der digitalisierten Beschaffungswelt der Krankenhäuser von Sozialen Medien zu erwarten. Social Media mit den typischen Bestandteilen der „Shopping Clubs“, des „Social Shopping“, der „Shopping Communities“, der „Influencer“ und „Blogs“ gehören zum B2C-Markt und haben in der Welt von B2B-Geschäftsmodellen wie dem Krankenhaus-Einkauf allenfalls die Funktion eines kreativen Ideengebers. „Influencer“ werden etwa dafür bezahlt, sich mit einem bestimmten Produkt in den sozialen Netzen zu zeigen, um deren Marktdurchdringung zu fördern. Im Krankenhaus-Einkauf geht es dagegen um die solide und neutrale Ermittlung von Mehrwerten, die durch ein Medizinprodukt erzielbar sind.

Digitalisierung in der Logistik

Aufgabe der Logistikfunktion ist es, den kompletten Prozess der Bestellabwicklung (Bedarfserkennung, Bestellauslösung, Wiederauffüllung) so zu organisieren, dass keine Fehlmengen bei gleichzeitig niedriger Lagerhaltung auftreten. In der nicht digitalisierten Beschaffungswelt ist dieser Prozess durch menschliche Interventionen (Bestandskontrolle, Bestellauslösung) gekennzeichnet, die zeitaufwendig und bedingt durch Medienbrüche fehleranfällig sind. Gleiches gilt für den anschließenden Prozess der Rechnungsabwicklung, an dem Bestell-Organisation, Wareneingang und Kreditorenabteilung beteiligt sind.

Digitale Gestaltungsoptionen ergeben sich im Logistik-Management durch die Nutzung von RFID-Technologie in Verbindung mit „Smart Cabinet Technology“ und „Smart Contract Function“.

„Smart Contract“ bezeichnet ein digitales End-to-End-Prozess-Design, bei dem ein kompletter Arbeitsprozess ohne improvisatorischen oder organisierten Eingriff eines Menschen ausgelöst und abgeschlossen wird.

„Smart Cabinets“ sind elektronische Versorgungsschränke mit automatischer Bestandsverwaltung, Bestellfunktion sowie Kreditorenabwicklung und Controlling-Funktion auf Basis von UHF/RFID-Technologie. Die Schränke sind unabhängig vom Standort im Krankenhaus miteinander vernetzt, um Bestandslücken ausgleichen zu können (virtuelles Zentrallager). Außerdem besteht eine digitale Vernetzung zu allen einkaufs- und logistikrelevanten Stellen, die am kompletten Order- und Wiederauffüllprozess beteiligt sind (Einsatzstelle, Lieferant, Logistischer Dienstleister, Kreditoren, Controlling, strategischer Einkauf etc.).

„Smart Cabinets“ werden für eine organisatorisch und budgetmäßig abgrenzbare Leistungseinheit (zum Beispiel das Katheterlabors) eingerichtet. Die Entnahme von Medizin-Produkten durch das Pflege- und Funktionspersonal wird über einen im Schrank eingebauten RFID-Scanner im 30-Minuten-Abstand überprüft. Bei Erreichen des eisernen Bestands wird automatisch ein Bestell- und Nachlieferungsprozess ausgelöst, der nach dem digitalen Organisationsprinzip der „Ende-zu-Ende-Verbindung“ strukturiert ist.

Das Versorgungsschrank-Konzept ermöglicht eine lagerminimale Logistiksteuerung, patientenbezogene Kostenverrechnung sowie Entlastung des Personals von Logistik-, Dispositions-, Bestandsüberwachungs- und Verwaltungsaufgaben.

Ein weiterer Vorteil besteht in der Möglichkeit zur Verhandlung von Service Level Agreements (SLA), also Vereinbarungen über einen einzuhaltenden Versorgungsgrad, durch den kritische Out-of-Stock-Situationen (=Fehlmengen) vermieden werden.

Schließlich profitieren von diesem Logistikkonzept auch Logistikdienstleister (Kostensenkung) sowie Lieferanten von Konsignationsware (geringere Bestandsmengen).

Dash Button und Longtail-Beschaffungsmanagement

Die logistische Kompetenz des Unternehmens Amazon ist unbestritten, insbesondere wenn es um bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung mit Gütern des indirekten Bedarfs geht. Unter „indirektem Bedarf“ versteht man Produkte, Materialien und Dienstleistungen, die nicht direkt in den Patientenversorgungsprozess fließen. In der Regel handelt es sich um geringwertige C-Artikel, die einen vergleichsweise hohen Verwaltungsaufwand auflösen und gleichzeitig einen geringen Wert haben (hohe Anzahl von Bestellprozessen mit relativ niedrigem Auftragswert). Der „Amazon Dash Button“ ermöglicht die Bestellung von Produkten des täglichen Bedarfs für Privathaushalte und für Güter des indirekten Bedarfs auf Knopfdruck. Dies setzt ein hohes Maß an Standardisierung und eine dezentralisierte Kompetenz zum Abruf dieser Güter (zum Beispiel unter Einhaltung eines vorgegebenen Budgets) durch die Verbrauchsstellen voraus. Gerade im indirekten Bereich („Longtail Procurement“) werden sich ökonomisch interessante Versorgungsformen durch die Digitalisierung ergeben.

Beschaffungsmanagement 4.0

Das digitalisierte Krankenhaus 4.0 ist durch vier Gestaltungselemente gekennzeichnet:

 

– Echtzeitkommunikation über klinische und administrative Daten zwischen klinischen Arbeitsplätzen, Medizin-Controlling, Einkauf und Logistik sowie Finanz- und Personalabteilung. Diese Kommunikation findet ohne störende Medienbrüche statt, ist fehlerfrei und es ist kein zusätzlicher organisatorischer oder improvisatorischer Koordinationsaufwand notwendig.

 

– Intelligente Prozess-Organisation nach dem Gestaltungsprinzip „End-to-End“, d. h. ohne Trigger-Aktionen von Menschen zur Auslösung oder Finalisierung eines Prozesses.

 

– Digitale Vernetzung von Internet of Things, Internet of Services, Expertenwissen und der Nutzung des „Wisdom of Crowds“.

 

– Orientierung an der Management-Philosophie der „Wertorientierung und Patientenzentrierung in der Gesundheitsversorgung“.

Krankenhaus-Management 4.0 ist realisiert, wenn die vier „4.0-Elemente“ in allen für die Patientenversorgung relevanten Versorgungsprozessen durchgängig etabliert sind. Krankenhaus-Management 4.0 beinhaltet „Beschaffungsmanagement 4.0“, „Personalmanagement 4.0“, OP-Management 4.0“, „Imaging Management 4.0“ etc. und vernetzt alle diese Teilbereiche orientiert an Prozessen. Dabei ist jeder Prozess durch Aktions-Ausführungs-, Informations- und Entscheidungskomponenten gekennzeichnet.

„Beschaffungsmanagement 4.0“ ist realisiert wenn die OP-Planung mit dem Bestell-Management und der Logistiksteuerung gekoppelt ist. Über die Eingriffsart (Haupt- und Nebendiagnosen sowie OPS-Codes) wird eine Stückliste generiert, aus der automatisch über Smart Contract-Funktionen Bestandsprüfungen, Auftragsroutinen, die Bestückung von Case Carts und die komplette Abrechnung sicher und überprüfbar via Blockchain-Technologie ausgelöst werden.

Die digitale Rolle von Einkaufgemeinschaften

Die Bedeutung der Einkaufsgemeinschaften wird in Zukunft wachsen, insbesondere als Fach- und Machtpromotor der Krankenhäuser bei der Digitalisierung von Beschaffungsprozessen. Das Leistungsprofil wird sich wandeln von der Mengenbündelung und Preissenkung hin zur strategischen Beschaffungsberatung: d. h. die Standardisierung von Produkten und Prozessen forcieren, Produktnutzen analysieren und bewerten, Rating und Monitoring durchführen, Benchmarking betreiben und die Koordination von Datenflüssen aus dem „Internet der Dinge“ wahrnehmen.

Patientennutzen

Wertorientierte Beschaffung ist orientiert am Patientennutzen. Vermehrt eingekauft und eingesetzt werden daher in Zukunft auch Produkte, die den gesamten Patientenversorgungsprozess sektorenübergreifend optimieren und Mehrwert für den Patienten, das Krankenhaus und die Solidargemeinschaft schaffen. Dies betrifft beispielsweise den bewussten Einsatz von Herzschrittmachern, die eine kurze Auslesezeit haben oder sonstige Patientenvorteile wie MRI-Fähigkeit, externe Programmierung, Teleüberwachung und längere Standzeiten besitzen.

Die Perspektive des Patientennutzens im Beschaffungs-Management hängt direkt mit der Frage nach der optimalen Gestaltung des Einkaufs-Portfolios, der sogenannten „Abmischung“, zusammen. Dabei werden diejenigen Medizinprodukte eingekauft, die einen bestimmten Zweck erfüllen (zum Beispiel kurze Auslesezeit von Daten eines Schrittmacherpatienten auch telemedizinisch) und dadurch sowohl dem Patienten einen höheren Komfortgrad bieten als auch den niedergelassenen Kardiologen entlasten, indem die Anzahl der Arztbesuche reduziert wird.

Im Bereich der Home Health Care-Versorgung wird auch die digital gesteuerte Belieferung des Patienten mit medizinischem Sachbedarf an Bedeutung gewinnen. Hier kommt die Funktionalität des „Amazon Dash Button für den Patienten“ zum Tragen. Dies betrifft zum Beispiel die Anlieferung von Kit-Packs zur präoperativen Hautdesinfektion zu Hause oder von Kit-Packs zur MRSA-Prophylaxe bzw. der MRSA-Dekolonisation vor operativen Eingriffen.

Fazit

Digitalisierung ist eine technologische Option, die dann Nutzen entfaltet, wenn Produktstandardisierung und strukturelle Vereinfachung der Arbeitsprozesse vorhergehen. Dabei ist zwischen standardisierbaren und automatisierbaren Routineprozessen wie Ausschreibungen, Bestellauslösung, Kreditorenabwicklung einerseits sowie Informations- und Entscheidungsprozessen zur Beschaffung komplexer Medizinprodukte andererseits zu unterscheiden.

Routineprozesse werden über „Smart Contract“-Funktionen kostengünstiger, schneller und fehlersicher gemacht. Entscheidungsprozesse werden qualifizierter und schneller durch die Mobilisierung von Wissen im Netzverbund („Social Buying“) und zukünftig den Einsatz kognitiver Technologien.

Im Bereich der Krankenhauslogistik wird der Einsatz von elektronischen Versorgungsschränken in Verbindung mit UHF/RFID-Technologie dazu beitragen, die Arzneimittellogistik (einschließlich der „letzten Meile“ bis zur Abgabe an den Patienten) sicherer sowie die Medizinproduktelogistik wirtschaftlicher zu organisieren.

Die „Digitalisierung des Beschaffungsmanagements“ wird dazu beitragen, Einkauf und Logistik, aber auch die Anwender von Routineaufgaben zu entlasten (Smart Contract Function).

Anschrift des Verfassers

Univ.-Prof. Dr. Dr. Wilfried von Eiff, Centrum für Kranken-haus-Management (Uni Münster), Brandhoveweg 104, D-48167 Münster

Literatur

 von Eiff, W.: Monitoring des Beschaffungsmanagements im Krankenhaus. Bad Wörishofen, 2018.

 von Eiff, W.: Wertorientiertes Beschaffungsmanagement. Patientenorientierung, wirtschaftliche und ökologische Nachhaltigkeit im Krankenhaus-Einkauf. In: Das Krankenhaus, Heft 7/2018, Seite 582–586.

 von Eiff, M.C.; von Eiff, W.: Digitalisierung des Gesundheitswesens. Perspektiven für eine bedarfsgerechte und wirtschaftliche Patientenversorgung. In: Rebscher, H.; Kaufmann, S. (Hrsg.) Zukunftsmanagement in Gesundheitssystemen. Deutsch-Schweizerische Gesellschaft für Gesundheitspolitik, Heidelberg 2018